Si certaines entreprises pensent que la gestion de projet est seulement un calendrier à faire avant d’entamer un nouveau plan, d’autres comprennent mieux ce que le procédé peut apporter à leur entreprise. Oui, la gestion de projet n’est pas seulement sollicitée pour planifier les délais, c’est surtout un moyen de mieux s’organiser et de simplifier le déroulement du projet en considérant chaque tâche. Cette technique suit des étapes qui doivent suivre une certaine chronologie. Quelles sont alors ces différentes phases ?
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet, également connue sous l’appellation de management de projet, est une méthode permettant d’organiser le développement d’un projet. La gestion de projet aide à planifier un plan d’organisation dès la conception du projet jusqu’à la livraison au client. Pour avoir entre les mains un schéma en bonne et due forme du déroulement du projet, le chef de projet et toute l’équipe de l’entreprise s’appuient sur différents paramètres.
Parmi les paramètres grâce auxquels la gestion de projet puise ses informations, on peut citer :
- Les objectifs
- Les moyens humains
- Les ressources matérielles
- Le budget alloué
- Les délais
La possibilité de risques éventuels est aussi à prendre en compte. La gestion de projet permet aussi d’identifier les différentes contraintes. Il est à noter que la gestion de projet peut faire appel à différents supports, à des outils et méthodes adaptées.
Quelles sont ses différentes phases
Un projet a un cycle de vie qui commence dès sa genèse jusqu’à son achèvement, lorsque le produit sera livré au client. La gestion de projet suit généralement 5 phases avec lesquelles le projet prend forme et se concrétise. Même si ces phases doivent suivre une chronologie, elles peuvent être réalisées successivement, de façon répétitive ou en parallèle.
La conception du projet
Cette phase est la phase initiale de chaque projet. C’est à cette étape que les grandes lignes du projet seront définies. C’est aussi la phase à laquelle les objectifs du projet seront précisés. Cette phase permet alors de déterminer les livrables, mais c’est aussi le moment de :
- Fixer les dates en s’appuyant sur le délai proposé par le client
- Calculer le budget requis pour réaliser le projet
- Déterminer les ressources humaines et les besoins matériels
La phase de conception du projet permet de prévoir en amont les éventuelles contraintes qui pourraient entraver le déroulement du projet. Ces obstacles peuvent léser le coût, la qualité, le temps…
C’est à partir de cette phase que le chef de projet constitue son équipe et organise la réunion de lancement. La documentation du projet va être établie, incluant la charte et le plan du projet.
La planification du projet
Ça y est, on est maintenant fixé sur la faisabilité du projet. Cette seconde étape peut être lancée. La planification du projet consiste à scinder le projet en plusieurs tâches et en plusieurs jalons. En envisageant de réaliser un livrable, il est important d’établir une liste de toutes les tâches qui vont se succéder et de se constituer des repères pour ne pas se perdre. Une fois les tâches listées, il faut procéder à la hiérarchisation des tâches en les mettant sous un ordre chronologique et en vérifiant l’interdépendance ou non.
La planification du projet est une phase-clé dans la gestion de projet. En d’autres termes, cette phase comprend la feuille de route du projet. C’est à ce stade que l’échéancier sera établi. Il est recommandé de prévoir une marge supplémentaire de temps entre 20 et 30%. Il est également plus judicieux d’observer une marge de 10 à 20% pour le budget pour faire face aux imprévus.
L’exécution du projet
L’exécution du projet est la phase avec laquelle on commence le « concret ». Chaque collaborateur connaît maintenant ses rôles, les ressources sont identifiées et les délais ont été fixés, on doit mettre les mains à la pâte et suivre le plan d’action du projet. On entame alors les premières tâches en vérifiant la qualité et la durée escomptée.
Cette phase exige de la discipline et de la rigueur pour finir à temps les livrables. Il s’agit d’un plan de réalisation qui doit contenir l’intitulé du projet et les différentes modalités d’exécution. C’est en se référant à ce plan d’exécution que les responsables connaissent les tâches qui leur sont assignées.
Le suivi du projet
Le projet suit son cours maintenant, le plan d’exécution est respecté. Il faut procéder à des suivis réguliers pour ne pas s’écarter de l’objectif. Il est important de faire des briefings hebdomadaires, des réunions mensuelles selon l’envergure et la complexité du projet. Ces suivis permettent de faire le point sur le projet et d’assurer l’échéance.
La clôture du projet et le bilan sur le projet
Lorsque le livrable est confié aux clients, le projet prendra fin. C’est pendant cette phase que le projet est officiellement fini. La réussite du projet comprend l’achèvement à temps des livrables et la satisfaction du client. On doit faire le bilan sur le projet pour :
- Evaluer le projet en se focalisant sur la qualité des résultats
- Compiler les leçons apprises qui consiste à revoir les solutions avec lesquelles on a pu faire face à des situations compliquées
- Clôturer les comptes et les contrats
Il est important de remercier toute l’équipe pour leur implication dans la réalisation du projet, cela la motiverait davantage pour les prochains projets.
Comment faire face aux différents obstacles ?
Pendant la réalisation du projet, au cours des différentes tâches, il se pourrait que l’on rencontre des obstacles. Pour faire face à ces difficultés, qui pourraient retarder, voire compromettre le projet, les astuces suivantes permettent de les surmonter :
- Faire des analyses plus détaillées sur la faisabilité afin de connaître les coûts plus proche de la réalité. Il faut également prévoir une estimation à la hausse pour rentrer dans le coût et être sûr de la rentabilité du projet
- Départager les grands projets en petits échelons pour être mieux motivé. C’est la meilleure solution pour assurer l’avancée du projet et éviter ainsi de faire un retour en arrière si certaines tâches ne sont pas convenablement remplies
- Observer des plans B pour faire face aux imprévus. Il faut être vigilant pour reconnaître les signaux d’alarme si de tels cas sont imminents
- Solliciter les conseils auprès des consultants pour les projets complexes. Il ne faut pas travailler en solo dans ces cas
- Avoir toujours sous les yeux le « chemin critique » et les étapes importantes pour réussir le projet. Il ne faut pas s’éloigner du chemin critique
- Alléger les tâches habituelles du personnel à qui confier les tâches du projet. Il ne faut pas mettre trop de pressions sur les participants au projet et se focaliser sur le processus
- Un projet est généralement soumis à des changements, il ne faut surtout pas laisser le personnel dans l’ignorance. Il est toujours important d’aviser les collaborateurs de l’état du projet. Le personnel doit connaître les bénéfices escomptés et les éventuelles complications
- Prendre le temps de réfléchir sur le projet et de le planifier. Il ne faut pas hésiter à accorder plus de temps à l’élaboration et à la planification du projet pour avoir plus de chance de le réussir.